Information zur Verarbeitung von Beschäftigtendaten

 

 

Hiermit informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in unserem Unternehmen und die Ihnen nach dem Datenschutzgesetz zustehenden Rechte.

 

 

 

Der Verantwortliche für die Datenverarbeitung ist Ihr Arbeitgeber:

 

Nils Meiners

Einzelunternehmer

Goethestraße, 12

49681 Garrel

 

Telefon: 04474 9879041

E-Mail: maler@nils-meiners.com

 

Wir haben für unseren Betrieb eine Datenschutzbeauftragte bestellt:

 

Frau Monika Mierzwa

HAWIS Handwerkswirtschaftsgesellschaft mbH

An der Gräfte 22

49377 Vechta

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Telefon: 04441 900-33

Mobil: 0172 769 18 89

E-Mail: mierzwa@hawis.com

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Welche Datenkategorien nutzen wir als Arbeitgeber und woher stammen diese?

Zu den verarbeiteten Kategorien personenbezogener Daten gehören insbesondere Ihre Stammdaten:

• Vorname,

• Nachname, Namenszusätze

• Staatsangehörigkeit

• Personalnummer

• Kontaktdaten (Anschrift, Telefon-nummer, E-Mail-Adresse)

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Bei der Nutzung der IT-Systeme anfallende Protokolldaten sowie weitere Daten aus dem Beschäftigungsverhältnis:

 

• Zeiterfassungsdaten

• Urlaubszeiten

• Arbeitsunfähigkeitszeiten

• Skill-Daten

• ggf. Vorstrafen

• Sozialdaten

• Bankverbindung

• Sozialversicherungsnummer

• Rentenversicherungsnummer

• Gehaltsdaten sowie die Steueridentifikationsnummer

• besondere Kategorien personen-bezogener Daten, wie z. B. Gesundheitsdaten

 

Ihre personenbezogenen Daten werden in aller Regel direkt bei Ihnen im Rahmen des Einstellungsprozesses oder während des Beschäftigungsverhältnisses erhoben. In bestimmten Konstellationen werden aufgrund gesetzlicher Vorschriften Ihre personenbezogenen Daten auch bei anderen Stellen erhoben. Dazu gehören insbesondere anlassbezogene Abfragen von steuerrelevanten Informationen beim zuständigen Finanzamt sowie Informationen über Arbeitsunfähigkeitszeiten bei der jeweiligen Krankenkasse. Daneben können wir Daten von Dritten (z. B. Stellenvermittlung) erhalten haben.

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Zudem verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. beruflichen Netzwerken) zulässigerweise gewonnen haben.

 

Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden Daten verarbeitet?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze (z. B. BetrVG, ArbZG, etc.).

 

In erster Linie dient die Datenverarbeitung der Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses. Die vorrangige Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 1 BDSG. Daneben können Kollektivvereinbarungen (Konzern-, Gesamt- und Betriebsvereinbarungen sowie tarifvertragliche Regelungen) gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b i. V. m. Art. 88 Abs. 1 DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 4 BDSG sowie ggf. Ihre gesonderten Einwilligungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a, 7 DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 2 BDSG (z. B. bei Bild-/Videoaufnahmen für Internetpräsenz) als datenschutzrechtliche Erlaubnisvorschrift herangezogen werden.

 

Ihre Daten verarbeiten wir auch, um unsere rechtlichen Pflichten als Arbeitgeber insbesondere im Bereich des Steuer- und Sozialversicherungsrechts erfüllen zu können. Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 26 BDSG.

 

Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten zudem auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, um berechtigte Interessen von uns oder von Dritten (z. B. Behörden) zu wahren. Dies gilt insbesondere bei der Aufklärung von Straftaten (Rechtsgrundlage § 26 Abs. 1 S. 2 BDSG) oder im Konzern zu Zwecken der Konzernsteuerung, der internen Kommunikation und sonstiger Verwaltungszwecke.

 

Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden, dient dies im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses der Ausübung von Rechten oder der Erfüllung von rechtlichen Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz (z. B. Angabe von Gesundheitsdaten gegenüber der Krankenkasse, Erfassung der Schwerbehinderung wegen Zusatzurlaub und Ermittlung der Schwerbehinderten-abgabe). Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 3 BDSG. Zudem kann die Verarbeitung von Gesundheitsdaten für die Beurteilung Ihrer Arbeitsfähigkeit gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. h i. V. m. § 22 Abs. 1 lit. b BDSG erforderlich sein.

Daneben kann die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten auf einer Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 2 BDSG beruhen (z. B. betriebliches Gesundheitsmanagement).

 

Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für einen oben nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie zuvor darüber informieren.

 

Wer bekommt Ihre Daten?

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Personen und Stellen (z. B. Fachbereich, Betriebsrat, Schwerbehindertenvertretung) Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen.

 

Innerhalb unserer Unternehmensgruppe werden Ihre Daten an bestimmte Unternehmen übermittelt, wenn diese Datenverarbeitungsaufgaben für die in der Gruppe verbundenen Unternehmen zentral wahrnehmen (z. B. Gehaltsabrechnung, Entsorgung von Akten).

 

Darüber hinaus können wir Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger außerhalb des Unternehmens übermitteln, soweit dies zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten als Arbeitgeber erforderlich ist. Dies können z. B. sein:

 

• Behörden (z. B. Rentenversicherungsträger, berufsständische Versorgungseinrichtungen, Sozialversicherungsträger, Finanzbehörden, Gerichte)

• Lohnbüro

• Steuerberater

• Kreditinstitut des Mitarbeiters (SEPA-Zahlungsträger)

• Annahmestellen der Krankenkassen

• Stellen, um Ansprüche aus der betrieblichen Altersversorgung gewährleisten zu können

• Stellen, um die vermögenswirksamen Leistungen ausbezahlen zu können

• Drittschuldner im Falle von Lohn- und Gehaltspfändungen

• Insolvenzverwalter im Falle einer Privatinsolvenz

 

Welche Datenschutzrechte können Sie als Betroffener geltend machen?

Sie können unter der o. g. Adresse Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen. Darüber hinaus können Sie unter bestimmten Voraussetzungen die Berichtigung oder die Löschung Ihrer Daten verlangen. Ihnen kann weiterhin ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten sowie ein Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zustehen.

 

Wo können Sie sich beschweren?

Sie haben die Möglichkeit, sich mit einer Beschwerde an den oben genannten Datenschutzbeauftragten oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden. Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

 

Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen

Prinzenstraße 5, 30159 Hannover

Tel.: 0511/120-4500

E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de

 

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert, solange wir dazu gesetzlich verpflichtet sind. Dies ergibt sich regelmäßig durch rechtliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten, die unter anderem im Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung geregelt sind. Die Speicherfristen betragen danach bis zu zehn Jahre. Außerdem kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen uns geltend gemacht werden können (gesetzliche Verjährungsfrist von drei oder bis zu dreißig Jahren).

 

Sind Sie verpflichtet, Ihre Daten bereitzustellen?

Im Rahmen Ihrer Beschäftigung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir nicht in der Lage sein, den Arbeitsvertrag mit Ihnen durchzuführen.

 

 

Kommt eine automatisierte Entscheidungsfindung zum Tragen?

Es kommt keine automatisierte Entscheidungsfindung zum Tragen.

 

Wird Profiling betrieben?

Unser Unternehmen betreibt kein Profiling.

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